Postać papierowa dokumentu urzędowego może zostać zniszczona

Czy postać papierowa dokumentu urzędowego może być zniszczona po odwzorowaniu i opatrzeniu wersji elektronicznej pieczęcią elektroniczną (podpisem kwalifikowanym)?

Tak, zgodnie z polskim prawem (art. 7 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym), dokument w formie elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną, co dokument papierowy zwykły. W związku z tym, w przypadku gdy dokument papierowy zostanie zniszczony po odwzorowaniu wersji elektronicznej i opatrzeniu jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną, wersja elektroniczna może stanowić ważny i wiążący dokument. Jednak w przypadku konkretnych sytuacji, należy zweryfikować czy zachowanie dokumentu w formie papierowej jest wymagane przez przepisy prawa (np. w celu zachowania określonych terminów przechowywania).

Jakie są wymagania dotyczące zniszczenia dokumentów urzędowych, które zostały odwzorowane z użyciem pieczęci elektronicznej?

W przypadku dokumentów urzędowych, które zostały odwzorowane z użyciem pieczęci elektronicznej, zniszczenie oryginału (czyli dokumentu papierowego) może być dopuszczone, ale pod pewnymi warunkami. Konieczne jest spełnienie wymagań dotyczących archiwizacji dokumentów elektronicznych, w tym stosowania bezpiecznych kopii zapasowych, odpowiedniego przechowywania dokumentów przez określony czas oraz zapewnienia dostępu do dokumentów przez uprawnione osoby w celu ich weryfikacji. W przypadku, gdy zniszczenie dokumentów papierowych jest wymagane przez przepisy prawa, to konieczne jest zachowanie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej proces niszczenia oraz ustalenie odpowiedniego trybu i sposobu niszczenia, w celu zachowania poufności i integralności informacji zawartych w dokumentach. Konkretne wymagania dotyczące niszczenia dokumentów urzędowych mogą się różnić w zależności od rodzaju dokumentów, sektora czy też kraju.

Jak wygląda przekazanie dokumentacji w postaci elektronicznej do archiwum państwowego wg przepisów polskiego prawa?

W Polsce przekazanie dokumentacji w postaci elektronicznej do archiwum państwowego odbywa się na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która określa zasady gromadzenia, przechowywania, udostępniania i ochrony archiwaliów. Aby przekazać dokumentację elektroniczną do archiwum, należy najpierw dokonać selekcji materiałów i określić, które dokumenty są warte zachowania, a które można zniszczyć. Następnie należy przygotować dokumentację do przekazania zgodnie z wymaganiami określonymi w Instrukcji Kancelaryjnej dla EZD oraz przepisami archiwalnymi, które określają m.in. formaty plików, metadane i sposoby przechowywania dokumentów elektronicznych. Po przygotowaniu dokumentacji, należy złożyć wniosek o przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego, który powinien zawierać m.in. opis przekazywanych materiałów, ich zakres czasowy i miejsce przechowywania. Następnie, po zaakceptowaniu wniosku przez właściwe archiwum państwowe, można dokonać przekazania dokumentacji elektronicznej.